Eine Charta für Zusammenarbeit aus dem Home-Office
Eine gemeinsame Erarbeitung von Teamregeln und -vereinbarungen zum Arbeiten im Homeoffice kann die Gestaltung in dieser Übergangsphase erleichtern, indem sie den Lernprozess unterstützt und fördert.
Die Erstellung einer Team-Charta soll helfen, im Team Vereinbarungen zu treffen und aus der neuen Form der Zusammenarbeit einen Gestaltungsprozess zu machen, den die Mitarbeitenden selbst verantworten.
Ziel einer Team-Charta ist es:
- den Umfang und die Abwicklung vom flexiblen Arbeiten auf Teamspezifika anzupassen
- temporäre Arbeitsstrukturen und -regelungen im Team zu treffen und abwicklungskritische Rahmenbedingungen zu identifizieren
- ein gemeinsames Verständnis zu Rollen im Team, genutzten Methoden der Zusammenarbeit über Distanz und verwendeten digitalen Tools zu schaffen
- die potenziellen Auswirkungen von virtueller Arbeit über Distanz zu reflektieren und entsprechende Maßnahmen zum effektiven und gesunden Umgang damit zu identifizieren
Was soll eine Team-Charta beinhalten?
Zunächst einmal müssen Vereinbarungen zur orts- und zeitflexiblen Arbeit getroffen werden. Klare Regelungen zur Erreichbarkeit sind essenziell. Hierfür werden fixe Erreichbarkeitszeiten empfohlen. Zudem gilt es zu klären, ob die Erreichbarkeitszeiten nur für einzelne Personen oder für das gesamte Team gelten.
Die individuelle Erreichbarkeit und Kommunikation im Team bedürfen weiterer Regelungen. Eine Übersicht der Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten aller Mitarbeitenden und möglicherweise zentraler Ansprechpartner seitens Nachbarabteilungen oder gar Kunden sorgt für Klarheit im Team. Individuelle Arbeitszeiten sollten anhand von Statussymbolen, Kalendern oder Excel-Tabellen für alle sichtbar gemacht werden. Zusätzlich ist es wichtig zu klären, für welchen Anlass welches Medium (Telefonie, Email, Audio-/ Video-Konferenz) genutzt wird.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist es notwendig, dass die Mitarbeitenden untereinander wissen, an was die anderen gerade arbeiten und wer welche Kapazitäten hat. Ein systematischer Wissensaustausch über Distanz sollte gesichert sein. Anhand von vereinbarten Austauschformaten, Ablagesystematiken, Dateibenennungen und Versionsmanagement kann das Team up-to-date bleiben.
Es sollte eine Transparenz über Arbeitsbelastungen und Leistungen im Team geben und eine Sensibilisierung für Signale der Belastung, Überlastung und Entgrenzung stattfinden. Die Mitarbeitenden müssen jetzt den Führungskräften auch klar kommunizieren, wie diese über die Distanz Unterstützung leisten können. Zum inoffiziellen Austausch können digitale gemeinsame Mittagessen oder ein digitales Feierabendbier geplant werden.
Viel Spaß bei der Erstellung Ihrer Team-Charta
Axel Hamann
Ihr Best Practice Institute Team