Meetings im agilen Umfeld

Meetings im Büro haben einen schlechten Ruf. Besonders ab einer größeren Teilnehmerzahl werden sie von vielen als Zeitfresser empfunden. Oftmals verwandeln sich große Meetings auch zu Bühnen für allerlei Selbstinszenierung.

In diesem Blogartikel beleuchten wir mit „Bezo´s Two-Pizza-Rule“ die Größe von Meetings und die inhaltliche Vorbereitung nach „SCRUM“.

Bezos´2-Pizza-Rule

Der Name stammt von Amazon-Chef Jeff Bezos. Leider meint er mit der Regel nicht, dass der Chef eines Meetings zwei Pizzen spendieren muss, wie der Name zunächst vermuten lässt. Die Faustregel besagt, dass ein effizientes Meeting nicht mehr Teilnehmer zählen darf, als man mit zwei Pizzen satt bekommen könnte. Nach amerikanischen Maßstäben sind das fünf bis acht Personen. Bei mehr als acht Teilnehmern gerät das Meeting zur Selbstdarstellungsbühne und die Synergien fallen ins Negative. Jeder hat selbst schon erlebt, wie anstrengend ein Meeting mit zu vielen – teilweise unvorbereiteten – Teilnehmern ist. Mit dieser Regel schafft Bezos einen guten Maßstab, an dem sich jedes Projektteam orientieren kann.

SCRUM – Einer für alle – alle für Einen

Als agiles Framework verkörpert SCRUM die Werte des agilen Manifests. Dieses stellt den Menschen in den Mittelpunkt des Projektes. Schließlich entstehen Produkte und Dienstleistungen nur durch die Interaktion und Kollaboration von Menschen. Scrum ist nicht technologie- oder toolorientiert, sondern fordert und fördert die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten.

SCRUM kennt 3 Rollen: Der PRODUCT OWNER ist für die Erreichung der wirtschaftlichen Ziele des Projektes verantwortlich und steuert dieses durch das priorisierte Product Backlog und den Releaseplan. DAS TEAM führt die Arbeit aus, entscheidet, wie viele Anforderungen es in einem Sprint umsetzen kann und organisiert seine Arbeit selbständig. Der SCRUM MASTER hilft allen Beteiligten, Scrum richtig anzuwenden, und unterstützt das Team dabei, seine Produktivität kontinuierlich zu verbessern.

SCRUM ist kein Wundermittel, sondern harte Arbeit.

Die fünf Ereignisse bzw. Rituale sind regelmäßig wiederkehrend und geben dem Projektmanagement einen roten Faden. Zunächst wird das Projekt in SPRINTS (Abschnitte) eingeteilt. Diese sollen immer gleich lang sein und maximal vier Wochen andauern. Vor jedem SPRINT findet eine Planungssitzung statt, auf der die Ziele festgelegt werden. Während des SPRINTS findet dann jeden Tag ein max. 15 Minuten andauernder DAILY-SCRUM statt. Er soll zur Synchronisation des Teams beitragen und die kurzfristigen Aufgaben in den nächsten 24 Stunden abstecken. Ein SPRINT-Review folgt am Ende jedes SPRINTS und dient zur Reflektion des Projektzeitraums. Das fünfte Ereignis ist die SPRINT-Retrospektive. Hier werden vom Projektteam Maßnahmen beschlossen, um zukünftige SPRINTS zu verbessern.

Wer fragt – der führt

Folgende Fragen werden täglich von jedem Teammitglied beantwortet:

  • Welche Aktivitäten habe ich seit der letzten Daily Scrum abgeschlossen?
  • Woran plane ich bis zu nächsten Daily Scrum zu arbeiten?
  • Werde ich in irgendeiner Form an der Ausführung einer Aktivität behindert?

Der große Vorteil von SCRUM ist, dass die Wirkungsmechanismen klar definiert sind und die Akteure eine klar definierte Rolle im Projekt haben. Durch den kontinuierlichen SCRUM-Kreislauf gelingt es, die Probleme frühzeitig zu erkennen und den Handlungsspielraum abzusichern.

DER EFFEKT: Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch Maßnahmen wie Bevollmächtigung und Selbstorganisation. Und zu guter Letzt wird durch die enge Zusammenarbeit mit dem internen oder externen Kunden in Sprint-Reviews sichergestellt, dass die resultierenden Produkte und Dienstleistungen die Kundenbedürfnisse zu 100% erfüllen.

Mit diesen Faustregeln und Methoden sind Sie hoffentlich effizienter für das nächste Projekt-Meeting vorbereitet.

Vera Bütow

Ihr Best Practice Institute Team

https://www.best-practice-institute.com

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