Wie kann ein sinnvolles Einkaufscontrolling aussehen und erarbeitet werden?

Die Bedeutung des Einkaufs in Unternehmen hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Heute ist der Einkauf für das Management der externen Wertschöpfung verantwortlich. Dieser macht je nach Branche bis zu 70% der Gesamtleistung aus. An dieser neuen Verantwortung muss sich der Einkauf messen lassen und seine Erfolge sowie den Wertbeitrag bei unterschiedlichen internen Kunden bzw. Stakeholdern im Unternehmen vertreten. Diesen veränderten Anforderungen wird das Einkaufsreporting (noch) nicht überall gerecht. Leider existieren noch immer lange und unübersichtliche Listen von Kennzahlen, die nur deshalb generiert werden, weil die bestehenden Informationssysteme diese automatisch erzeugen.

Das Einkaufs-Reporting geht häufig an dem tatsächlichen Informationsbedarf vorbei.

Welche Möglichkeiten gibt es für den Einkauf anhand weniger relevanter Kennzahlen seine Leistung, die erzielten Einsparungen, den Wertbeitrag zu messen und zu kommunizieren?

Durch den erweiterten Verantwortungsbereich des Einkaufs sind u.a. folgende Kernfragen unterschiedlicher Stakeholder zu beantworten:

• Welchen Ergebnisbeitrag/Einsparung findet der CFO in der GuV?
• Wie steuert der Einkaufsleiter die Leistung in seinem Bereich?
• Welches Reporting brauchen die einzelnen internen Kunden?

Im Zuge der Beantwortung dieser unterschiedlichen Anforderungen und Betrachtungsweisen ist es notwendig, bestehende Einkaufsreports zu überdenken. Sehr oft werden in existierenden Reportingsystemen eine unüberschaubare Anzahl von Kennzahlen aufgelistet, die zwar einfach aus bestehenden Informationssystemen generiert werden können, aber den oben genannten Ansprüchen nicht gerecht werden.

Zur Optimierung des Einkaufsreportings sollten Sie überdenken, welche Kennzahlen lediglich statistischen Informationsgehalt haben und in einen z. B. jährlichen Einkaufsbericht gehören. Hier können neben Einkaufsvolumina auch Ergebnisse und Leistungskennzahlen des abgelaufenen Geschäftsjahres vermarktet werden. Darüber hinaus sollten Kennzahlen zur aktiven Steuerung des Einkaufs für unterschiedliche Adressaten definiert und regelmäßig erhoben werden.

„Weniger ist mehr“, gilt auch für das Einkaufsreporting

Ganz nach dem Motto: „Weniger ist mehr“ sollten auch Sie Ihr Einkaufsreporting einem kritischen Review unterziehen. Zielsetzung sollte sein, nur solche KPIs zu berichten, die:

• den abgestimmten Informationsbedarf der jeweiligen Stakeholder repräsentieren
• klar und nachvollziehbar definiert sind und Vergleiche zwischen einzelnen Bereichen erlauben
• ohne zusätzlichen Mehraufwand zu generieren sind
• problemlos in Zielvereinbarungen integriert werden können

Für den strategischen Prozess der Überarbeitung Ihres heutigen Reportings reicht in der Regel ein 2-3 tägiger Workshop in dem sowohl bestehende Kennzahlen kritisch hinterfragt und neue, tatsächlich relevante Steuerungsgrößen erarbeitet werden können.

Als Ergebnis wird eine überschaubare Anzahl wichtiger und für die Adressaten relevante Steuerungsgrößen erarbeitet. Gleichzeitig wird überprüft, welches die richtigen Datenquellen sind und welche Kenngrößen sofort erhoben werden können. Hieraus lässt sich schnell ein Projektplan für die weitere Implementierung der KPIs ermitteln und priorisieren.

 

Klaus Hillerich – Best Practice Institute