Wie sieht ein BPI Verhandlungstraining aus?

Trainergespräch mit dem BPI-Verhandlungsexperten Friedhelm Rümmele

BPI: Wie ist das BPI-Verhandlungstraining für Einkäufer inhaltlich aufgebaut?

F. Rümmele: Wir bei Best Practice Institute stimmen uns im Vorfeld mit dem Kunden über die gewünschten Trainingsinhalte ab. Ein wesentlicher Aspekt sind die unterschiedlichen Skills der Trainingsteilnehmer, wie z.B. die unterschiedlich lange Berufserfahrung oder die Teilnahme an vorherigen Schulungsmaßnahmen. Im Hinblick darauf stellen wir uns auf die Erwartungen und Wünsche der Trainingsteilnehmer ein. Dies erfolgt mit einer E-Mailabfrage im Vorhinein. Zudem bitten wir die Trainingsteilnehmer, einen aktuellen Verhandlungsvorfall vorzubereiten und einzureichen, welcher im Training in einem Rollenspiel erarbeitet werden kann.

Zur weiteren Absicherung des Kundenwunsches wird eine Telefonkonferenz zur endgültigen Abstimmung der Erwartungen der Trainingsteilnehmer und des Auftraggebers durchgeführt.

Soweit der Ablauf vor Trainingsbeginn. Während des Trainings selbst ist der chronologische Aufbau so, dass wir zuerst eine kurze Begrüßungsrunde durchführen, in der die Trainingsteilnehmer sich vorstellen. Danach geht es um eine Erwartungsabfrage mit maximal drei Moderatorenkarten, um den Trainingsteilnehmern zu zeigen, dass sie meistens ähnliche Erwartungen haben. Hier zeigt meine Erfahrung, dass sich die Erwartungshaltung der Teilnehmer dabei noch verändern kann. Es kommen u. U. Erwartungspunkte hinzu: viele Teilnehmer unterhalten sich intern im Unternehmen über das anstehende Training.

Nach der Erwartungsabfrage leite ich zum Verhandlungstraining über. Eine der ersten Folien unseres Handouts sind die acht Grundpfeiler der Verhandlungsvorbereitung. Diese werden in Gruppenarbeit erarbeitet und sollen zunächst erklärt werden mit Antworten auf meine Fragen:

• Was verstehen Sie unter den acht Grundpfeilern der Verhandlungsvorbereitung?
• Wie wenden Sie diese bereits an?
• Welche Art der Verhandlungsvorbereitung kennen Sie? Wenden Sie diese an?

Denn laut meiner Erfahrung sind diese acht Grundpfeiler oftmals nicht bekannt. Zwar findet bereits eine Vorbereitung auf Verhandlungen statt. Ob und in welchem Umfang diese Verhandlungsvorbereitung durchgeführt wird, hängt vom Arbeitsumfang und Zeitplanung des Einkäufers ab. Einflussfaktoren auf die Verhandlungsvorbereitungen sind dann die Wichtigkeit des Verhandlungsfalles oder der bestehende Zeitdruck, dem die Einkäufer unterliegen, so dass manchmal der Fall erst eine Stunde vor der Verhandlung vom Einkäufer angeschaut wird.

Nach der Mittagspause präsentiere ich das Drehbuch für Verhandlungen, welches die Arbeitsgrundlage für das erste Rollenspiel liefert. Das erste Rollenspiel wird in einer halben Stunde anhand eines eingereichten Verhandlungsfalles vorbereitet. Dieses Rollenspiel wird mit einer Kamera aufgenommen. Es gibt im Anschluss zwei Feedbackrunden: ein persönliches Beobachter-Feedback und ein Videofeedback anhand der Videoaufnahme.

BPI: Sie wissen von mehreren Kunden, bei denen Sie regelmäßig Verhandlungstrainings durchführen, dass enorme Einsparungen realisiert -sowie die Qualität der beschafften Produkte erhöht werden. Inwieweit kann dieser Erfolg auf Ihre Trainings zurückgeführt werden?

Grundsätzlich ist es schwierig Trainingserfolge anhand von Einkaufs-Savings zu messen. Ich bin mir jedoch bei einigen Kunden relativ sicher, dass hier die fortlaufenden Weiterbildungs-Maßnahmen die Ergebnisleistung des Einkaufs positiv beeinflusst haben. Bspw. haben Trainings dazu geführt, dass das Drehbuch in einer für den Kunden angepassten Form als gültiges und vorgeschriebenes Arbeitsmittel für die Verhandlungsvorbereitung zu verwenden ist. Selbst das BPI-Verhandlungsfall-Questionaire ist adaptiert und angepasst worden. Auch die Einkaufsleiter sehen hier einen direkten Zusammenhang zwischen unseren Trainings und den erreichten Einkaufserfolgen.

BPI: Wie gehen Sie während des Trainings auf das Thema Preisverhandlung ein?

Preisverhandlungen sind offensichtlich sehr wichtig. Ich trainiere jedoch nicht nur, Preise zu verhandeln, sondern Kosten. Sich mit folgenden Fragestellungen zu beschäftigen:

• Woraus besteht die Kalkulation eines Lieferanten zu einem bestimmten Teil?
• Wo sind die Markteinführungsgrößen zu bestimmten Kosten z.B. bei sinkenden Rohstoffpreisen, Dollar-Euro Parität?

Hier setze ich die Schwerpunkte, um abzusichern, dass die Kostenbestandteile bewertet werden und dem Lieferanten im nächsten Schritt aufzeigt werden kann, dass er an der ein oder anderen Stelle in seiner Kalkulation zu gut für sich gerechnet hat.

Bei den Preisverhandlungen kommt es darauf an, dass sich die Mitarbeiter Ziele setzen –

z.B. ein Mindestziel und ein Maximalziel – und sich dann auch Gedanken über verschiedene anzuwendende Taktiken und Strategien machen. Also wenn Plan A nicht greift, wird Plan B angewandt.

BPI: Was ist aus Ihrer Sicht der Unterschied zu herkömmlichen Verhandlungstrainings der Mitbewerber von BPI?

BPI entwickelt Trainings- und Workshop-Konzepte auf Kundenwunsch, sogenannte Inhouse-Trainings. Im Gegensatz zu offenen Trainings von Mitwettbewerbern kann BPI zielgerichtet auf seine Kunden eingehen und anforderungsgerecht neue Maßnahmen wie Aufbautrainings, Profilings, Kostensenkungs–Workshops und Organisationsworkshops anbieten. Zusätzlich wird mit Verhandlungsrollenspielen wie „OPP“ in spielerischer Art und Weise anhand von Gamifikationansätzen die Nachhaltigkeit erarbeitet und gesichert.

Vielen Dank für das Gespräch.